I en verden som endrer seg raskere og raskere er det avgjørende for virksomheten at du har oppdatert og pålitelig informasjon om gjeldende status fra dag til dag. Uavhengig av situasjonen må du ha evnen til å handle proaktivt å manøvrere skuta på rett kjøl. Med definerte KPI-er og et solid datagrunnlag er du langt bedre rustet til å ta raske og riktige beslutninger.

Bedriftsledere har lenge brukt KPI-er (Key Performance Indicators, eller nøkkelindikatorer) som et verdifullt verktøy når de skal implementere strategier og nå definerte mål.

De seneste årene har fokuset på KPI-er blitt enda større, og nøkkelindikatorene er viktigere i dag enn noen gang tidligere. Årsaken til dette er den enorme mengden tilgjengelig data, som ved rett bruk kan bidra til å fatte beslutninger, optimalisere arbeidsflyt og forbedre kundeopplevelse på tvers av alle nivåer og funksjoner i virksomheten.

Investorer, ledergrupper og individuelle ledere forstår at KPI-er kan hjelpe dem med å bedre forstå hvordan de skal navigere seg gjennom vanskelige tider, samt øke omsetning og fortjeneste når ting går bra.

Likevel, tross en universell forståelse for og enighet om viktigheten av disse nøkkelindikatorene, er det et stort antall selskaper som ikke greier å utnytte den virkelige verdien i å jobbe med KPI-er.

Vi ser ofte at selskapers KPI-er:

• Ikke er en prioritet (fordi andre aktiviteter kommer i veien)
• Ikke er koblet til virksomhetens strategi (for mange eller for få KPIer som ikke har noen direkte innvirkning på måloppnåelse)
• Er for vanskelige å måle (pga. manglende ressurser eller teknologi for å måle KPI-ene på en enkel måte)

Det er mange faktorer som må vurderes når du skal implementere finansielle eller ikke-finansielle KPI-er. Likevel er det særlig fire ting alle selskaper bør gjøre for å bedre forstå KPI-enes funksjon, og forbedre selskapets ytelse og resultater.

#1 Sett deg tydelig definerte mål

Alle virksomheter setter seg mål, og utarbeider målrettede strategier for å nå disse målene. Disse strategiplanene har ofte spesifikke instruksjoner om hvordan man skal komme seg fra punkt A (utgangspunktet) til punkt B (målet).

Utfordringen oppstår som oftest når disse planene skal settes ut i live, oppgjøres operasjonelle. Dette er en sannhet som kommer enda tydeligere frem i krevende og usikre tider, når rammebetingelse kan forandre seg nærmest over natten.

Derfor er det viktig å ha de rette verktøyene på plass for å underbygge raske og faktabaserte beslutninger, slik at selskapet kan gjennomføre nødvendige kursendringer underveis på reisen.

En KPI er en målbar verdi som kan spores og måles kontinuerlig. Disse indikatorene viser hvor effektivt selskapet oppnår sine prioriterte forretningsmål, og med gode nøkkeltall kan du fortløpende vurdere egen måloppnåelse.

Et godt implementert styringssystem, basert på KPI-er og nøkkeltall, kan gi deg svar på to viktige spørsmål:

• Hvor godt klarer selskapet seg akkurat nå?
• Hvordan er fremtidsutsiktene til virksomheten?’

For å fungere effektivt må KPI-er knyttes til selskapets overordnede strategi, og strategiske mål som gjelder for hele virksomheten. Disse må først brytes ned på et taktisk nivå (avdeling) og deretter på et operativt nivå (individ), slik at alle i selskapet får et eierskap til målene.

Uavhengig av hvilke KPI-er ditt selskap lander på, er det viktig å ikke måle ting bare fordi dere har muligheten til det. Hver avdeling bør kun forholde seg til et begrenset og håndterbart antall KPI-er. Når det er for mange nøkkeltall å holde styr på kompliseres målstyringen, og blir raskt for tidkrevende å følge opp.

Hva er de viktigste KPI-ene? Se eksempler her.

#2 Synliggjør KPIer og nøkkeltall

Hver KPI må synliggjøres og visualiseres på en måte som gir brukerne rask innsikt i pålitelig informasjon. Det betyr med andre ord at du bør gjøre nøkkeltallene tilgjengelig via et enkelt og oversiktlig dashbord, med muligheter for å dykke dypere ned i informasjonen og se på det underliggende datagrunnlaget.

Datavisualiseringer bør raskt kunne gi informasjon om nåværende status, fremgang i forhold til målene, avvik, endringer fra tidligere perioder og annen relevant informasjon som er nødvendig for å forstå KPI-status og gjøre de beslutningene.

I tillegg er god visualisering av data motiverende, fordi det gir et mye tydeligere bilde på hvilke mål man har oppnådd, og hvilke mål man er i ferd med å nå. Måloppnåelse er naturlig nok en motivasjon i seg selv, men ved å gi anerkjennelse og stimulere ønsket atferd gjennom visuelle dashbord og etablerte visninger, forsterkes følelsen av å bli sett og ønsket om å lykkes.

Feiring av positive hendelser, samt å belønne litt sunn konkurranse (f.eks hvem som kan booke flest møter innen en gitt periode) har stor innvirkning når det kommer til å skape begeistring rundt virksomhetskritiske KPI-er.

Bilde: Visuelle dashbord skaper entusiasme rundt virksomhetskritiske KPI-er.

#3 Analyser data og finn forbedringsmuligheter

Analyser spiller en sentral rolle i rammeverket rundt effektive KPI-er. Dersom utviklingen er slik du ønsker, eller om du bare vil se hvilke områder du kan gjøre det enda bedre på, er analyser dine beste verktøy.

Gjennomfør interne sammenligninger, benchmark resultatene opp mot andre avdelinger eller bransjestandarder, identifiser avvik, finn beste praksis og overfør denne kunnskapen til ditt eget team og andre avdelinger.

Analyser kan i tillegg benyttes for å finne sammenhenger og årsaker som forklarer hvorfor utviklingen er som den er, og kan danne grunnlaget for nye tiltak som bør innføres for å nå selskapets definerte mål.

#4 Gjennomfør tiltak og følg opp på resultatene

For å lykkes med KPI-arbeidet er det helt avgjørende at alle nøkkelindikatorer forankres i hele bedriften – blant alle ansatte i samtlige ledd. Derfor må lederne innledningsvis tydeliggjøre hvorfor de gjør dette, og hvorfor selskapet har fokus på nettopp de nøkkeltallene og målingene som er blitt definert.

Deretter må KPI-ene bakes inn i den eksisterende møtestrukturen – i fellessamlinger, i ledergruppen, i avdelingsmøter og i én-til-én-samtaler. Du bør henvise til KPI-ene i daglige samtaler, vise dem på storskjermer på kontoret og gjøre de tilgjengelige på PC og mobil via rollebaserte dashbord og målekort. Dette vil bidra til at nøkkeltallene danner temaer for målrettede samtaler i selskapets møter.

Vi oppfordrer også til å aktivt kommunisere med ansatte mellom møtene, dersom du ser positive (eller bekymringsfulle) resultater og trender.

Som leder er det din oppgave å agere, instruere og motivere. KPI-er hjelper deg med å være en mer strategisk leder, slik at du kan reagere raskere, og med mer selvtillit, dersom alle lamper lyser rødt. eslutninger må gjøres, tiltak må settes inn og handlinger gjennomføres som et resultat av hva indikatorene viser. Deretter må disse tiltakene og handlingene følges opp, kontrolleres og kvalitetssikres.

Husk at det ikke er noen motsetning mellom det å bry seg og det å stille krav.

Se opptak fra webinar der vi viser hvordan du som leder kan styre bedriften ved hjelp av KPI-er

Et siste tips: Gjør det enkelt

Den virkelige verdien av KPI-er kommer først til sin rett når de brukes konsist, konsekvent og kontinuerlig. Derfor er det helt essensielt at KPI-ene implementeres og brukes systematisk.

Denne tilnærmingen vil ikke fungere dersom prosessen med å måle KPI-er blir for tidkrevende eller kostbar, og det er derfor viktig å fokusere på de aspektene av virksomheten som er viktigst for å nå selskapets forretningsmessige mål. De aller fleste sitter på mer enn nok data til å gjøre gode meninger, noe som betyr at de fleste av KPI-ene dere definerer kan oppdateres automatisk i deres eksisterende datasystemer – så sant du har de rette verktøyene.

Med dagens teknologi er det ingen grunn til at ledere og medarbeidere skal måtte ta beslutninger basert på utdatert informasjon, når alle i utgangspunktet kan få tilgang til ferske tall – oppdatert med kun få minutters mellomrom.

En KPI-rettet tilnærming til strategisk utvikling og måloppnåelse gir deg pålitelige data – harde fakta – som danner et solid grunnlag for å ta viktige beslutninger. Men for å dra nytte av denne informasjonen må du implementere rutiner og systemer som sørger for enkel og effektiv innsamling av data.

Moderne salgsprosesser innen Business-to-Business (B2B) kan være svært komplekse og utfordrende. Kjøperne stiller stadig høyere krav og forventninger til en sømløs og optimalisert kjøpsopplevelse, og salgsteam jobber under et konstant press for å levere resultater.

Dette gjør at det er vanskeligere enn noen gang tidligere å vite hvor du skal fokusere tid og ressurser for å oppnå best mulig resultat. Heldigvis kan du ofte finne løsningen på denne utfordringen gjemt bort i kundedataene dine – så lenge du vet hvor du skal lete.

Spor prestasjoner og øk salget

I et av sine seneste webinar, «KPI og nøkkeltall for salg», tok SuperOffice for seg noen av de vanligste utfordringene moderne salgsorganisasjoner møter på, og diskuterte hvordan man kan løse dem ved hjelp av deres «steg for steg»-guide for å spore prestasjoner og øke salget.

Webinaret ga deltakerne svar på viktige spørsmål som:

• Hva bør du måle?
• Hvordan måler du disse parameterne?
• Hvordan kan du evaluere fremgang og gjøre forbedringer?

Med SuperOffice sin feilsikre formel kan store og små organisasjoner gi individuelle prestasjoner et løft, og bygge mer effektive salgsteam.

Følg de 3 stegene i SuperOffice’s webinar:

SE WEBINAR: «KPI OG NØKKELTALL FOR SALG»

#1 Definer dine KPIer

Salgsorganisasjoner måler KPIer for å finne ut hva de lykkes med, og hva de kan gjøre bedre. Klare og tydelige mål hjelper ansatte med å fokusere på de riktige aktivitetene, og dette vil gi utslag i form av bedre resultater.

For å definere gode KPIer må du svare på spørsmålet «Hvilke parametere må vi styre etter for å lykkes?», og sammenligne de faktiske resultatene med dine forhåndsdefinerte måltall.

I en typisk B2B-salgsorganisasjon er inntekter, budsjett og vekst som regel viktige, overordnede KPIer.

For å definere KPIs, må man svare ‘Hva må vi styre etter og måle for å lykkes»

Faktisk resultater stilles opp mot forhandsdefinert måltall. En rekke sekundære måltall vil også kunne påvirke din helhetlige KPI, som for eksempel:

• Suksessrate
• Gjennomsnittlig salgslengde
• Gjennomsnittlig størrelse på avtaler
• Gjennomsnittlig verdi på ordre

Dersom du spør selgerne dine hvordan de tror tallene deres ser ut med tanke på disse målingene, og hvordan de presterer sammenlignet med gjennomsnittet, vil det trolig være et gap mellom hva de antar og de faktiske resultatene. Ved å gjøre dem oppmerksomme på dette gapet vil du også gjøre det enklere for dem å tette det.

#2 Mål og forbedre aktivitetene som fører til suksess

De beste salgsorganisasjonene deler opp salgsprosessen i segmenter, og måler de forskjellige aktivitetene som fører til salg.

Når du måler og overvåker forholdet mellom aktiviteter og resultater er det enklere å veilede selgerne dine, slik at de gjør de rette prioriteringene når det kommer til tidsbruk. For mange kan det lønne seg å fokusere på én aktivitet av gangen, og sette daglige eller ukentlige aktivitetsmål.

Det viktigste budskapet du bør formidle til dine ansatte er at høyere aktivitet fører til flere salg.

Hvilke aktiviteter du bør fokusere på avhenger i stor grad av virksomheten din, forretningsmodellen din og målgruppen din. Det finnes ingen universell fasit, og prioriteringene er individuelle fra bedrift til bedrift.

Her er noen aktiviteter du kan vurdere:

• Antall salgsmøter med potensielle kunder
• Antall telefonsamtaler med potensielle kunder
• Antall gjennomførte presentasjoner
• Antall eposter sendt til eksisterende kunder

Sørg for at CRM-systemet ditt er riktig konfigurert, slik at du kan fange opp og analysere relevante og nødvendige aktivitetsdata. Dataanalyse vil hjelpe deg med å identifisere områder du kan forbedre, og fortelle deg hvilke deler av salgsprosessen som fungerer godt, hvilke deler som ikke fungerer og hvordan du bør gå frem for å forbedre organisasjonens resultater.

#3 Gjør KPIene synlige – og bruk dem for å skape engasjement

Alle liker å se resultatene av innsatsen de legger ned. Det å feire seiere, eller oppnåelse av mål og KPIer, er en viktig del av det å bygge en god lagånd – særlig i tøffe perioder.

Dine KPIer bør til enhver tid være synlige på kontorets dashbord og TV-skjermer. Da får selgerne dine løpende oppdateringer, og har et bedre grunnlag for å delta i diskusjoner rundt salgsmøtene – om hva som fungerer, og hva som bør endres.

Bonustips:

Uansett hvilke KPIer og aktiviteter du velger å fokusere på er du avhengig av at menneskene, prosessene og programvaren jobber sammen og støtter hverandre på veien mot målet. Sørg for å implementere gode verktøy og den nødvendige teknologien for å nå dine KPIer, og gi salgsorganisasjonen tilgang til disse.

CRM-systemet fra SuperOffice og Business Intelligence-verktøyet til Business Analyze er designet for å jobbe sammen for å gi ditt salgsteam de nødvendige verktøyene for å nå dine mål.

Ønsker du mer informasjon om våre systemer og verktøy? Eller kanskje du vil delta på en KPI-workshop? Ta kontakt med oss på info@businessanalyze.com eller fyll ut kontaktskjemaet på våre nettsider.