Hvordan styre med hjelp av KPI-er

I en verden som endrer seg raskere og raskere er det avgjørende for virksomheten at du har oppdatert og pålitelig informasjon om gjeldende status fra dag til dag. Uavhengig av situasjonen må du ha evnen til å handle proaktivt å manøvrere skuta på rett kjøl. Med definerte KPI-er og et solid datagrunnlag er du langt bedre rustet til å ta raske og riktige beslutninger.

Bedriftsledere har lenge brukt KPI-er (Key Performance Indicators, eller nøkkelindikatorer) som et verdifullt verktøy når de skal implementere strategier og nå definerte mål.

De seneste årene har fokuset på KPI-er blitt enda større, og nøkkelindikatorene er viktigere i dag enn noen gang tidligere. Årsaken til dette er den enorme mengden tilgjengelig data, som ved rett bruk kan bidra til å fatte beslutninger, optimalisere arbeidsflyt og forbedre kundeopplevelse på tvers av alle nivåer og funksjoner i virksomheten.

Investorer, ledergrupper og individuelle ledere forstår at KPI-er kan hjelpe dem med å bedre forstå hvordan de skal navigere seg gjennom vanskelige tider, samt øke omsetning og fortjeneste når ting går bra.

Likevel, tross en universell forståelse for og enighet om viktigheten av disse nøkkelindikatorene, er det et stort antall selskaper som ikke greier å utnytte den virkelige verdien i å jobbe med KPI-er.

Vi ser ofte at selskapers KPI-er:

• Ikke er en prioritet (fordi andre aktiviteter kommer i veien)
• Ikke er koblet til virksomhetens strategi (for mange eller for få KPIer som ikke har noen direkte innvirkning på måloppnåelse)
• Er for vanskelige å måle (pga. manglende ressurser eller teknologi for å måle KPI-ene på en enkel måte)

Det er mange faktorer som må vurderes når du skal implementere finansielle eller ikke-finansielle KPI-er. Likevel er det særlig fire ting alle selskaper bør gjøre for å bedre forstå KPI-enes funksjon, og forbedre selskapets ytelse og resultater.

1. Sett deg tydelig definerte mål

Alle virksomheter setter seg mål, og utarbeider målrettede strategier for å nå disse målene. Disse strategiplanene har ofte spesifikke instruksjoner om hvordan man skal komme seg fra punkt A (utgangspunktet) til punkt B (målet).

Utfordringen oppstår som oftest når disse planene skal settes ut i live, oppgjøres operasjonelle. Dette er en sannhet som kommer enda tydeligere frem i krevende og usikre tider, når rammebetingelse kan forandre seg nærmest over natten.

Derfor er det viktig å ha de rette verktøyene på plass for å underbygge raske og faktabaserte beslutninger, slik at selskapet kan gjennomføre nødvendige kursendringer underveis på reisen.

En KPI er en målbar verdi som kan spores og måles kontinuerlig. Disse indikatorene viser hvor effektivt selskapet oppnår sine prioriterte forretningsmål, og med gode nøkkeltall kan du fortløpende vurdere egen måloppnåelse.

Et godt implementert styringssystem, basert på KPI-er og nøkkeltall, kan gi deg svar på to viktige spørsmål:

• Hvor godt klarer selskapet seg akkurat nå?
• Hvordan er fremtidsutsiktene til virksomheten?’

For å fungere effektivt må KPI-er knyttes til selskapets overordnede strategi, og strategiske mål som gjelder for hele virksomheten. Disse må først brytes ned på et taktisk nivå (avdeling) og deretter på et operativt nivå (individ), slik at alle i selskapet får et eierskap til målene.

Uavhengig av hvilke KPI-er ditt selskap lander på, er det viktig å ikke måle ting bare fordi dere har muligheten til det. Hver avdeling bør kun forholde seg til et begrenset og håndterbart antall KPI-er. Når det er for mange nøkkeltall å holde styr på kompliseres målstyringen, og blir raskt for tidkrevende å følge opp.

Hva er de viktigste KPI-ene? Se eksempler her.

2. Synliggjør KPIer og nøkkeltall

Hver KPI må synliggjøres og visualiseres på en måte som gir brukerne rask innsikt i pålitelig informasjon. Det betyr med andre ord at du bør gjøre nøkkeltallene tilgjengelig via et enkelt og oversiktlig dashbord, med muligheter for å dykke dypere ned i informasjonen og se på det underliggende datagrunnlaget.

Datavisualiseringer bør raskt kunne gi informasjon om nåværende status, fremgang i forhold til målene, avvik, endringer fra tidligere perioder og annen relevant informasjon som er nødvendig for å forstå KPI-status og gjøre de beslutningene.

I tillegg er god visualisering av data motiverende, fordi det gir et mye tydeligere bilde på hvilke mål man har oppnådd, og hvilke mål man er i ferd med å nå. Måloppnåelse er naturlig nok en motivasjon i seg selv, men ved å gi anerkjennelse og stimulere ønsket atferd gjennom visuelle dashbord og etablerte visninger, forsterkes følelsen av å bli sett og ønsket om å lykkes.

Feiring av positive hendelser, samt å belønne litt sunn konkurranse (f.eks hvem som kan booke flest møter innen en gitt periode) har stor innvirkning når det kommer til å skape begeistring rundt virksomhetskritiske KPI-er.

Bilde: Visuelle dashbord skaper entusiasme rundt virksomhetskritiske KPI-er.

3. Analyser data og finn forbedringsmuligheter

Analyser spiller en sentral rolle i rammeverket rundt effektive KPI-er. Dersom utviklingen er slik du ønsker, eller om du bare vil se hvilke områder du kan gjøre det enda bedre på, er analyser dine beste verktøy.

Gjennomfør interne sammenligninger, benchmark resultatene opp mot andre avdelinger eller bransjestandarder, identifiser avvik, finn beste praksis og overfør denne kunnskapen til ditt eget team og andre avdelinger.

Analyser kan i tillegg benyttes for å finne sammenhenger og årsaker som forklarer hvorfor utviklingen er som den er, og kan danne grunnlaget for nye tiltak som bør innføres for å nå selskapets definerte mål.

4. Gjennomfør tiltak og følg opp på resultatene

For å lykkes med KPI-arbeidet er det helt avgjørende at alle nøkkelindikatorer forankres i hele bedriften – blant alle ansatte i samtlige ledd. Derfor må lederne innledningsvis tydeliggjøre hvorfor de gjør dette, og hvorfor selskapet har fokus på nettopp de nøkkeltallene og målingene som er blitt definert.

Deretter må KPI-ene bakes inn i den eksisterende møtestrukturen – i fellessamlinger, i ledergruppen, i avdelingsmøter og i én-til-én-samtaler. Du bør henvise til KPI-ene i daglige samtaler, vise dem på storskjermer på kontoret og gjøre de tilgjengelige på PC og mobil via rollebaserte dashbord og målekort. Dette vil bidra til at nøkkeltallene danner temaer for målrettede samtaler i selskapets møter.

Vi oppfordrer også til å aktivt kommunisere med ansatte mellom møtene, dersom du ser positive (eller bekymringsfulle) resultater og trender.

Som leder er det din oppgave å agere, instruere og motivere. KPI-er hjelper deg med å være en mer strategisk leder, slik at du kan reagere raskere, og med mer selvtillit, dersom alle lamper lyser rødt. eslutninger må gjøres, tiltak må settes inn og handlinger gjennomføres som et resultat av hva indikatorene viser. Deretter må disse tiltakene og handlingene følges opp, kontrolleres og kvalitetssikres.

Husk at det ikke er noen motsetning mellom det å bry seg og det å stille krav.

Se opptak fra webinar der vi viser hvordan du som leder kan styre bedriften ved hjelp av KPI-er

Et siste tips: Gjør det enkelt

Den virkelige verdien av KPI-er kommer først til sin rett når de brukes konsist, konsekvent og kontinuerlig. Derfor er det helt essensielt at KPI-ene implementeres og brukes systematisk.

Denne tilnærmingen vil ikke fungere dersom prosessen med å måle KPI-er blir for tidkrevende eller kostbar, og det er derfor viktig å fokusere på de aspektene av virksomheten som er viktigst for å nå selskapets forretningsmessige mål. De aller fleste sitter på mer enn nok data til å gjøre gode meninger, noe som betyr at de fleste av KPI-ene dere definerer kan oppdateres automatisk i deres eksisterende datasystemer – så sant du har de rette verktøyene.

Med dagens teknologi er det ingen grunn til at ledere og medarbeidere skal måtte ta beslutninger basert på utdatert informasjon, når alle i utgangspunktet kan få tilgang til ferske tall – oppdatert med kun få minutters mellomrom.

En KPI-rettet tilnærming til strategisk utvikling og måloppnåelse gir deg pålitelige data – harde fakta – som danner et solid grunnlag for å ta viktige beslutninger. Men for å dra nytte av denne informasjonen må du implementere rutiner og systemer som sørger for enkel og effektiv innsamling av data.

Vil du vite mer om beste praksis, eller ønsker du å oppdatere dine KPI’er? Vi anbefaler at du kontakter oss eller sender en epost for å ta en prat om hvilke muligheter du har.