4 ting du bør gjøre for å lykkes med KPI-er

Acheive business goals

I en verden som endrer seg raskere og raskere er det avgjørende for virksomheten at du har oppdatert og pålitelig informasjon om gjeldende status fra dag til dag. Uavhengig av situasjonen må du ha evnen til å handle proaktivt å manøvrere skuta på rett kjøl. Med definerte KPI-er og et solid datagrunnlag er du langt bedre rustet til å ta raske og riktige beslutninger.

Bedriftsledere har lenge brukt KPI-er (Key Performance Indicators, eller nøkkelindikatorer) som et verdifullt verktøy når de skal implementere strategier og nå definerte mål.

De seneste årene har fokuset på KPI-er blitt enda større, og nøkkelindikatorene er viktigere i dag enn noen gang tidligere. Årsaken til dette er den enorme mengden tilgjengelig data, som ved rett bruk kan bidra til å fatte beslutninger, optimalisere arbeidsflyt og forbedre kundeopplevelse på tvers av alle nivåer og funksjoner i virksomheten.

Investorer, ledergrupper og individuelle ledere forstår at KPI-er kan hjelpe dem med å bedre forstå hvordan de skal navigere seg gjennom vanskelige tider, samt øke omsetning og fortjeneste når ting går bra.

Likevel, tross en universell forståelse for og enighet om viktigheten av disse nøkkelindikatorene, er det et stort antall selskaper som ikke greier å utnytte den virkelige verdien i å jobbe med KPI-er.

Vi ser ofte at selskapers KPI-er:

  • Ikke er en prioritet (fordi andre aktiviteter kommer i veien)
  • Ikke er koblet til virksomhetens strategi (for mange eller for få KPIer som ikke har noen direkte innvirkning på måloppnåelse)
  • Er for vanskelige å måle (pga. manglende ressurser eller teknologi for å måle KPI-ene på en enkel måte)

Det er mange faktorer som må vurderes når du skal implementere finansielle eller ikke-finansielle KPI-er. Likevel er det særlig fire ting alle selskaper bør gjøre for å bedre forstå KPI-enes funksjon, og forbedre selskapets ytelse og resultater.

1. Sett deg tydelig definerte mål

Alle virksomheter setter seg mål, og utarbeider målrettede strategier for å nå disse målene. Disse strategiplanene har ofte spesifikke instruksjoner om hvordan man skal komme seg fra punkt A (utgangspunktet) til punkt B (målet).

Utfordringen oppstår som oftest når disse planene skal settes ut i live, oppgjøres operasjonelle. Dette er en sannhet som kommer enda tydeligere frem i krevende og usikre tider, når rammebetingelse kan forandre seg nærmest over natten.

Derfor er det viktig å ha de rette verktøyene på plass for å underbygge raske og faktabaserte beslutninger, slik at selskapet kan gjennomføre nødvendige kursendringer underveis på reisen.

En KPI er en målbar verdi som kan spores og måles kontinuerlig. Disse indikatorene viser hvor effektivt selskapet oppnår sine prioriterte forretningsmål, og med gode nøkkeltall kan du fortløpende vurdere egen måloppnåelse.

Hva er de vanligste KPI-ene? Se eksempler her.

Et godt implementert styringssystem, basert på KPI-er og nøkkeltall, kan gi deg svar på to viktige spørsmål:

  • Hvor godt klarer selskapet seg akkurat nå?
  • Hvordan er fremtidsutsiktene til virksomheten?’

For å fungere effektivt må KPI-er knyttes til selskapets overordnede strategi, og strategiske mål som gjelder for hele virksomheten. Disse må først brytes ned på et taktisk nivå (avdeling) og deretter på et operativt nivå (individ), slik at alle i selskapet får et eierskap til målene.

Uavhengig av hvilke KPI-er ditt selskap lander på, er det viktig å ikke måle ting bare fordi dere har muligheten til det. Hver avdeling bør kun forholde seg til et begrenset og håndterbart antall KPI-er. Når det er for mange nøkkeltall å holde styr på kompliseres målstyringen, og blir raskt for tidkrevende å følge opp.

Hva er de vanligste KPI-ene? Se eksempler her.

2. Synliggjør KPIer og nøkkeltall

Hver KPI må synliggjøres og visualiseres på en måte som gir brukerne rask innsikt i pålitelig informasjon. Det betyr med andre ord at du bør gjøre nøkkeltallene tilgjengelig via et enkelt og oversiktlig dashbord, med muligheter for å dykke dypere ned i informasjonen og se på det underliggende datagrunnlaget.

Datavisualiseringer bør raskt kunne gi informasjon om nåværende status, fremgang i forhold til målene, avvik, endringer fra tidligere perioder og annen relevant informasjon som er nødvendig for å forstå KPI-status og gjøre de beslutningene.

I tillegg er god visualisering av data motiverende, fordi det gir et mye tydeligere bilde på hvilke mål man har oppnådd, og hvilke mål man er i ferd med å nå. Måloppnåelse er naturlig nok en motivasjon i seg selv, men ved å gi anerkjennelse og stimulere ønsket atferd gjennom visuelle dashbord og etablerte visninger, forsterkes følelsen av å bli sett og ønsket om å lykkes.

Feiring av positive hendelser, samt å belønne litt sunn konkurranse (f.eks hvem som kan booke flest møter innen en gitt periode) har stor innvirkning når det kommer til å skape begeistring rundt virksomhetskritiske KPI-er.

Visualise KPIs on a dashboard

Bilde: Visuelle dashbord skaper entusiasme rundt virksomhetskritiske KPI-er.

3. Analyser data og stake ut en ny kurs

Analyser spiller en sentral rolle i rammeverket rundt effektive KPI-er. Dersom utviklingen er slik du ønsker, eller om du bare vil se hvilke områder du kan gjøre det enda bedre på, er analyser dine beste verktøy.

Gjennomfør interne sammenligninger, benchmark resultatene opp mot andre avdelinger eller bransjestandarder, identifiser avvik, finn beste praksis og overfør denne kunnskapen til ditt eget team og andre avdelinger.

Analyser kan i tillegg benyttes for å finne sammenhenger og årsaker som forklarer hvorfor utviklingen er som den er, og kan danne grunnlaget for nye tiltak som bør innføres for å nå selskapets definerte mål.

4. Gjennomfør tiltak og følg opp på resultatene

For å lykkes med KPI-arbeidet er det helt avgjørende at alle nøkkelindikatorer forankres i hele bedriften – blant alle ansatte i samtlige ledd. Derfor må lederne innledningsvis tydeliggjøre hvorfor de gjør dette, og hvorfor selskapet har fokus på nettopp de nøkkeltallene og målingene som er blitt definert.

Deretter må KPI-ene bakes inn i den eksisterende møtestrukturen – i fellessamlinger, i ledergruppen, i avdelingsmøter og i én-til-én-samtaler. Du bør henvise til KPI-ene i daglige samtaler, vise dem på storskjermer på kontoret og gjøre de tilgjengelige på PC og mobil via rollebaserte dashbord og målekort. Dette vil bidra til at nøkkeltallene danner temaer for målrettede samtaler i selskapets møter.

Vi oppfordrer også til å aktivt kommunisere med ansatte mellom møtene, dersom du ser positive (eller bekymringsfulle) resultater og trender.

Som leder er det din oppgave å agere, instruere og motivere. KPI-er hjelper deg med å være en mer strategisk leder, slik at du kan reagere raskere, og med mer selvtillit, dersom alle lamper lyser rødt. eslutninger må gjøres, tiltak må settes inn og handlinger gjennomføres som et resultat av hva indikatorene viser. Deretter må disse tiltakene og handlingene følges opp, kontrolleres og kvalitetssikres.

Husk at det ikke er noen motsetning mellom det å bry seg og det å stille krav.

Et siste tips: Gjør det enkelt

Den virkelige verdien av KPI-er kommer først til sin rett når de brukes konsist, konsekvent og kontinuerlig. Derfor er det helt essensielt at KPI-ene implementeres og brukes systematisk.

Denne tilnærmingen vil ikke fungere dersom prosessen med å måle KPI-er blir for tidkrevende eller kostbar, og det er derfor viktig å fokusere på de aspektene av virksomheten som er viktigst for å nå selskapets forretningsmessige mål. De aller fleste sitter på mer enn nok data til å gjøre gode meninger, noe som betyr at de fleste av KPI-ene dere definerer kan oppdateres automatisk i deres eksisterende datasystemer – så sant du har de rette verktøyene.

Med dagens teknologi er det ingen grunn til at ledere og medarbeidere skal måtte ta beslutninger basert på utdatert informasjon, når alle i utgangspunktet kan få tilgang til ferske tall – oppdatert med kun få minutters mellomrom.

En KPI-rettet tilnærming til strategisk utvikling og måloppnåelse gir deg pålitelige data – harde fakta – som danner et solid grunnlag for å ta viktige beslutninger. Men for å dra nytte av denne informasjonen må du implementere rutiner og systemer som sørger for enkel og effektiv innsamling av data.

Vil du vite mer om beste praksis, eller ønsker du å oppdatere dine KPI’er? Vi anbefaler at du kontakter oss eller sender en epost for å ta en prat om hvilke muligheter du har. 

    Meld deg på vårt månedlige nyhetsbrev.

    Når du registrerer deg aksepterer du at dine data blir håndtert i henhold til vår privacy policy.

    Slik måler og forbedrer du din salgsprosess

    Moderne salgsprosesser innen Business-to-Business (B2B) kan være svært komplekse og utfordrende. Kjøperne stiller stadig høyere krav og forventninger til en sømløs og optimalisert kjøpsopplevelse, og salgsteam jobber under et konstant press for å levere resultater.

    Dette gjør at det er vanskeligere enn noen gang tidligere å vite hvor du skal fokusere tid og ressurser for å oppnå best mulig resultat. Heldigvis kan du ofte finne løsningen på denne utfordringen gjemt bort i kundedataene dine – så lenge du vet hvor du skal lete.

    Spor prestasjoner og øk salget

    I et av sine seneste webinar, «KPI og nøkkeltall for salg», tok SuperOffice for seg noen av de vanligste utfordringene moderne salgsorganisasjoner møter på, og diskuterte hvordan man kan løse dem ved hjelp av deres «steg for steg»-guide for å spore prestasjoner og øke salget.

    Webinaret ga deltakerne svar på viktige spørsmål som:

    • Hva bør du måle?
    • Hvordan måler du disse parameterne?
    • Hvordan kan du evaluere fremgang og gjøre forbedringer?

    Med SuperOffice sin feilsikre formel kan store og små organisasjoner gi individuelle prestasjoner et løft, og bygge mer effektive salgsteam.

    Følg de 3 stegene i SuperOffice’s webinar:

    SE WEBINAR: «KPI OG NØKKELTALL FOR SALG»

    #1 Definer dine KPIer

    Salgsorganisasjoner måler KPIer for å finne ut hva de lykkes med, og hva de kan gjøre bedre. Klare og tydelige mål hjelper ansatte med å fokusere på de riktige aktivitetene, og dette vil gi utslag i form av bedre resultater.

    For å definere gode KPIer må du svare på spørsmålet «Hvilke parametere må vi styre etter for å lykkes?», og sammenligne de faktiske resultatene med dine forhåndsdefinerte måltall.

    I en typisk B2B-salgsorganisasjon er inntekter, budsjett og vekst som regel viktige, overordnede KPIer.

    For å definere KPIs, må man svare ‘Hva må vi styre etter og måle for å lykkes»

    Faktisk resultater stilles opp mot forhandsdefinert måltall. En rekke sekundære måltall vil også kunne påvirke din helhetlige KPI, som for eksempel:

    • Suksessrate
    • Gjennomsnittlig salgslengde
    • Gjennomsnittlig størrelse på avtaler
    • Gjennomsnittlig verdi på ordre

    Dersom du spør selgerne dine hvordan de tror tallene deres ser ut med tanke på disse målingene, og hvordan de presterer sammenlignet med gjennomsnittet, vil det trolig være et gap mellom hva de antar og de faktiske resultatene. Ved å gjøre dem oppmerksomme på dette gapet vil du også gjøre det enklere for dem å tette det.

    #2 Mål og forbedre aktivitetene som fører til suksess

    De beste salgsorganisasjonene deler opp salgsprosessen i segmenter, og måler de forskjellige aktivitetene som fører til salg.

    Når du måler og overvåker forholdet mellom aktiviteter og resultater er det enklere å veilede selgerne dine, slik at de gjør de rette prioriteringene når det kommer til tidsbruk. For mange kan det lønne seg å fokusere på én aktivitet av gangen, og sette daglige eller ukentlige aktivitetsmål.

    Det viktigste budskapet du bør formidle til dine ansatte er at høyere aktivitet fører til flere salg.

    Hvilke aktiviteter du bør fokusere på avhenger i stor grad av virksomheten din, forretningsmodellen din og målgruppen din. Det finnes ingen universell fasit, og prioriteringene er individuelle fra bedrift til bedrift.

    Her er noen aktiviteter du kan vurdere:

    • Antall salgsmøter med potensielle kunder
    • Antall telefonsamtaler med potensielle kunder
    • Antall gjennomførte presentasjoner
    • Antall eposter sendt til eksisterende kunder

    Sørg for at CRM-systemet ditt er riktig konfigurert, slik at du kan fange opp og analysere relevante og nødvendige aktivitetsdata. Dataanalyse vil hjelpe deg med å identifisere områder du kan forbedre, og fortelle deg hvilke deler av salgsprosessen som fungerer godt, hvilke deler som ikke fungerer og hvordan du bør gå frem for å forbedre organisasjonens resultater.

    #3 Gjør KPIene synlige – og bruk dem for å skape engasjement

    Alle liker å se resultatene av innsatsen de legger ned. Det å feire seiere, eller oppnåelse av mål og KPIer, er en viktig del av det å bygge en god lagånd – særlig i tøffe perioder.

    Dine KPIer bør til enhver tid være synlige på kontorets dashbord og TV-skjermer. Da får selgerne dine løpende oppdateringer, og har et bedre grunnlag for å delta i diskusjoner rundt salgsmøtene – om hva som fungerer, og hva som bør endres.

    Bonustips:

    Uansett hvilke KPIer og aktiviteter du velger å fokusere på er du avhengig av at menneskene, prosessene og programvaren jobber sammen og støtter hverandre på veien mot målet. Sørg for å implementere gode verktøy og den nødvendige teknologien for å nå dine KPIer, og gi salgsorganisasjonen tilgang til disse.

    CRM-systemet fra SuperOffice og Business Intelligence-verktøyet til Business Analyze er designet for å jobbe sammen for å gi ditt salgsteam de nødvendige verktøyene for å nå dine mål.

    Ønsker du mer informasjon om våre systemer og verktøy? Eller kanskje du vil delta på en KPI-workshop? Ta kontakt med oss på info@businessanalyze.com eller fyll ut kontaktskjemaet på våre nettsider.

      Meld deg på vårt månedlige nyhetsbrev.

      Når du registrerer deg aksepterer du at dine data blir håndtert i henhold til vår privacy policy.

      How to hold effective meetings with Business Analyze

      As a Business Analyze customer, data is readily available at your fingertips. Data helps you answer questions, gain insight and make better decisions.

      Best of all you don’t have to use time gathering data for weekly meetings. Data is continuously updated and ready-to-use on dashboards.

      But don’t keep data to yourself!

      Share data directly from dashboards with meeting participants. Using data to support discussions is a good way to build trust and credibility. Data is power!

      If people have different opinions,  it’s easier to build agreement with fact-based information than subjective opinions.

      Meetings become more effective because you avoid pointless discussions and focus on what really matters.

      It’s well worth investing a few minutes to organize dashboards to be meeting-ready.

      These 4 tips will help you lead successful data-driven meetings.

      Set up dashboards to match agenda

      Before the meeting, check that dashboards are set up to support your agenda. Then check filters to ensure your audience sees the correct level of data – and can’t see any information that is sensitive.

      It should be easy to switch between levels of data for different types of meetings.

      E.g. Sales Directors with access to all data can switch between views for:

      • CEO/Management team (all data)
      • Department/team (by departments)
      • Partner/sales channel meetings (by partner)
      • Individual /one-to-one meetings (personal level)

      Communicate Clear KPIs

      Gather your most important  key performance indicators (KPIs) and metrics on one dashboard. This helps focus people’s attention on what you want to acheive during the meeting.

      Every participants has the same starting point for discussion.

      You should have one or two overarching performance indicators (KPIs).  Too many will be overwhelming.

      Each KPI should be clear and self-explanatory. This includes each element of the data visualisation. If people are struggling to understand what is shown on the dashboard, they won’t be listening to each other.

      As you review KPIS, keep the conversation positive and ask questions such as:

      • Why is the status the way it is?
      • What has helped or held you back?
      • What things could be better?

      Your data may hold the answers to these questions.

      If your KPI is ‘Growth in Sales Revenues’, for example, but you see the pipeline doesn’t have enough opportunities (pipeline refill report), you can discuss ways to fill it up.

      See example of KPIs and metrics

      Follow-up with actions

      Once you have reviewed data and agreed next steps, follow up each meeting with activity dashboards. Activity dashboards keep everyone focused on key activities between meetings.

      Let’s say you agree with your team on a new cross-selling opportunity. Your first goal is to book meetings within the next 6 weeks with all ‘A’ Customers that have purchased Product X.

      You create a new dashboard with the report ‘A- Target Meetings’ and the responsible seller. Because your team shares this dashboard, everyone knows who to target and who is responsible.

      As meetings are booked, dashboards are updated.

      At your next meeting, you discuss what is going well and what isn’t. Some people have probably put a lot of effort into booking meetings already. Their contribution is important and should be recognized.

      That’s the next step.

      Recognize achievements

      Every meeting should highlight some positive developments. Sharing successes builds team bonds.

      You recognize acheivements on dashboards or leaderboards.

      Continuing on the example above, you may add to the ‘A Customer Meeting’ dashboard a report of ‘New Meetings Booked This Week’.

      Every new booking is a new ‘win’. Everyone pulls together to acheive goals.

      If you are offering an incentive for good performance, add a picture of the reward or incentive to the dashboard.

      For more meeting tips, contact Ann, our Head of Customer Success at ann@businessanalyze.com

        Meld deg på vårt månedlige nyhetsbrev.

        Når du registrerer deg aksepterer du at dine data blir håndtert i henhold til vår privacy policy.

        Viking Venture provides SaaS KPI dashboards to portfolio companies

        Viking Venture has developed new KPI dashboards for its portfolio companies.

        KPI dashboards are an online benchmarking tool which makes it easy to track recurring revenues and other key metrics.

        Benefits for investor and portfolio companies

        The dashboards include important KPIs within software-as-a-service industry (SaaS). These are based on Viking Venture’s experience from multiple exits and investments.

        Each portfolio company has their own set of dashboards with relevant reports, graphs and charts.

        The dashboards provide a way for companies to:

        • learn from each other
        • gain insight into operations
        • provide a healthy competition

        According to Erik Fjellvær Hagen, Managing Partner at Viking Venture:

        From Viking Venture dashboards, portfolio companies can monitor their own performance, gain insight and continually improve. They are also able to see how other portfolio companies are doing on specific KPIs and then reach out understand what they are doing right and what they can do better.

        See video

        The dashboards are powered by business intelligence (BI) platform Business Analyze.

        Business Analyze assisted Viking Venture in customizing and designing their solution.

        For more information about SaaS metrics and KPI tracking? Contact info@businessanalyze.com.

         

          Meld deg på vårt månedlige nyhetsbrev.

          Når du registrerer deg aksepterer du at dine data blir håndtert i henhold til vår privacy policy.

          sales contests scoreboards

          Business analytics and sales competitions: Business Analyze to develop new solution for Mobit

          Sales contest scoreboard

          Mobit, a leading Norwegian IT and phone service provider, has selected Business Analyze, business analytics platform, to track sales, manage competitions and share insights between more than 30 dealerships country-wide.

          The goals of the project are twofold.

          • help leaders manage sales by plugging into data from CRM and ERP systems
          • provide real-time feedback and motivational sales leaderboards

          “This is an exciting project because it involves the elements of multiple data sources, data visualization and gamification – all at the same time,” says Øyvind Skogstad, senior consultant at Business Analyze.

          Business Analyze will provide Mobit with detailed business, sales and activity reports. The data for the reports will be pulled directly from company systems onto digital dashboards.

          Business Analyze will also help Mobit manage sales competitions for sales team motivation. Business Analyze will calculate scores and present results on sales leaderboards for everyone to view.

          During sales competitions, scores will be presented live and updated automatically. This enables participants to check the latest scores and review other sales performance indicators (KPIs) from home offices, mobile devices and other locations.

          This is an important next step because it provides us with easy, fast access to data, says Harald Boyum, Director of Product and Business Development at Mobit.

          – With Business Analyze we can quickly analyze, report and share data – and even run sales competitions. It’s a very flexible tool, says Boyum.

          – Because Business Analyze is connected to both SuperOffice CRM and Multicase ERP, we can reuse data without having to enter it twice in separate systems.

          Mobit is a customer of Business Analyze partner CRM Insight.

          Above: Senior consultant Øyvind Skogstad is developing digital dashboards and sales scoreboards for Mobit.

            Meld deg på vårt månedlige nyhetsbrev.

            Når du registrerer deg aksepterer du at dine data blir håndtert i henhold til vår privacy policy.