Block Watne tar CRM, digitalisering og business analytics til nye høyder

“Måten folk finner, vurderer og kjøper hjem på har endret seg på grunn digitalisering, apper og mobile tjenester,” sier Bjørnar Tretterud, Salgs- og markedssjef i Block Watne, en av Norges ledende boligutviklere.

“Kundene forventer mer av oss og vi må være sikre på at vi kan levere med den beste kvaliteten. Vi arbeider kontinuerlig med å tilpasse og forbedre måten vi gjør ting på. Kjøp av et hjem er ofte den største investeringen vi gjør i livet og vi vil at det skal bli en fantastisk opplevelse.”

Kundereisen spiller en viktig rolle.

Skaper økt verdi for kunder med teknologi

I løpet av de tre siste årene har Block Watnes salgs- og markedsavdeling hatt spesielt fokus på teknologi og arbeidsflyt som skaper økt verdi for kunder, kontraktører, leverandører og deres bedrifter.

CRM (Customer Relationship Management)- systemet er det sentrale systemet for å fange opp alle detaljer om kunder, eiendommer og prosjekter. Uten et velfungerende CRM-system er det ikke mulig å håndtere den store og intrikate prosessen det er å selge og bygge mer enn tusen boliger hvert år.

Det er ikke bare CRM-systemet som er viktig. Dataene i CRM-systemet forer et helt økosystem av relaterte prosesser og arbeidsflyt.

En av disse er visuell dataanalyse. Ved hjelp av visuelt dataanalyseverktøy trekker Block Watne data fra CRM-systemet, kalkulerer KPI’er og presenterer informasjon i digitale dashbord for de ansatte ved behov.

Viktige fordeler:

  • Redusert manuell rapportering –  sparer 20-30 timer for salgsdirektørene hver uke  med automatisk salgsrapportering
  • Forbedret salgsprognose – 98 prosent nøyaktighet på prognose hver måned
  • Visuell dataanalyse for å følge opp kundeservice og klager – gjennomsnittstiden på klagehåndtering er redusert fra 120 dager til 50 dager
  • Digitale dashbord med kontinuerlig oppdaterte salgstall og statistikker

Selskapets salgsmål og måloppnåelse blir delt fra analyseverktøyet ut på mange digitale flater.

Kontroll på salg og prognoser med opptil 98% nøyaktighet

Mer enn 230 mennesker i produksjon, salg og marked bruker CRM til å utføre oppgaver og ta beslutninger.

Marked ser når eiendommer blir klare for salg så de kan planlegge og tilrettelegge kampanjer.

Salg ser pågående salg og foretatte salg per region, type eiendommer, lokasjon, pris eller andre interessante oversikter. Er vi foran eller bak budsjett? Ledelsen ser på ferdiglagde rapporter i ukentlige ledermøter eller  i styremøte.

“Dette er en betydelig endring i forhold til hvordan vi gjorde ting før vi tok i bruk dashbord” sier Tretterud. “Regionale salgsdirektører mailet inn pipeline hver uke. De ringte inn før det ukentlige møtet. Det var et stress å rekke det før deadline. Nå blir salget oppdatert løpende i dashbordet av CRM-systemet.”

Alt avhenger av struktur. Alt salg og alle detaljer må registreres.

“Dashbord er det første jeg sjekker hver morgen. Jeg har full kontroll på hvilke enheter som kommer for salg, hvilke som er solgt og når de er solgt,” sier Tretterud.

“Siden vi startet med visuell dataanalyse er salgsprognosen  98 % nøyaktig.”

I snitt sparer vi 20 – 30 timer hver uke ved å gjøre det på denne måten. Regionale direktører trenger ikke å ringe inn mer. Det er mindre stress og møtene er mye mer fokuserte.

60 prosent raskere sakshåndtering i kundesenteret

Block Watne’s sakshåndteringstid er redusert fra ca 120 dager til 50 dager (58%). Forbedringen kom etter at selskapet satte klare mål for kundeservicesenteret og fulgte opp responstiden i dashbord.

Alle kundeforespørsler som kommer på e-post er registert og fulgt opp ved hjelp av SuperOffice kundeservicesystem. Visuell dataanalyse-verktøyet presenterer og gir viktig innsikt i kundenes forespørsler basert på kundeservice-data. Hvilket produkt eller sted er det kunden er interessert i? Hvorfor? Med bedre innsikt kan en leder øke kvaliteten og bedre håndtere avtalene med leverandører og kontraktører.

Holder øye med alle steg av prosessen

Mer enn 500 datafelt holder kontroll på hver kundes vei til et nytt hjem, hele veien fra eiendommen legges ut for salg til den er solgt. Hvis data om en eiendom eller et salg mangler eller er registrert feil, kan det medføre unødvendige feil og forsinkelser.

For å  unngå feil er det laget et datakvalitets-dashboard. Her kan man sjekke om alle data i CRM-systemet er fylt ut riktig eller om det er det et problem. Er alt ok, lyser et grønt lys, hvis ikke er det et rødt lys med en ‘drill down’ til mer detaljer og problemløsning.

 Digitale utviklingsprosjekter hver måned

“Det er så mye vi ønsker å gjøre, men vi må prioritere,” sier Tretterud.

“Akkurat nå ser vi på hvordan vi kan hjelpe kunden til å bedre forstå alternativer og muligheter i deres nye hjem, alt fra kjeller til loft, valg av gulv, vegger, kjøkken osv. ”

“Vi vet at det å vente på at et nytt hjem skal bli ferdig, er både spennende og nervepirrende. Ved å bruke automatiske markedsføringsverktøy bedre, kan vi holde kunden bedre informert underveis.”

“Vi designer og utvikler nye funksjoner hver måned i fire store digitale utviklingsprosjekter – og alle nye data vi samler inn vil bli prosesser og KPI’er (key performance indicators) som vil bli presentert via SuperOffice og det visulle dataanalyse-verktøyet via digitale dashbord.”

Hvem er involvert?

www.blockwatne.no

Visning av Block Watne hjem for salg på blockwatne.no

Glunz and Jensen applies innovative data management and self-serve analytics to product sales

To best serve customers, Glunz & Jensen, the world’s leading supplier of innovative, high-quality solutions for the global prepress industry, has more than 7000 products and parts. At any given time, the company needs accurate and fast insight into product purchases, revenues and gross margins.

Information about global sales is stored in 4 ERP systems, including Microsoft Dynamics AX. Data is lifted up daily from the databases to the data warehouse and from the warehouse pulled into spreadsheets.

Spreadsheets contain large amounts of data and potentially more than 75 different views of product sales across businesses, countries, districts, customers, product type, item type and more.

  • 7000 products and parts
  • 4 separate systems with sales data
  • >75 ways to view product sales

Like many organizations, the global management team uses input from sales analysis to make plans and decisions. With so much data, however, it was difficult to quickly get a view of the complete picture. Leaders needed to review up to 6 sub-levels of data to understand the top level results. Some people made their own analysis but this led to different views of the same figures.

The company looked for a new, faster way to group, analyze and present information to answer specific business questions.

From spreadsheets to a totally new way to access data

The IT team decided to pull data from the data warehouse and offer the organization self-serve analytics. Instead of spreadsheets, users see graphs, and charts on dashboards.

Picture: Self-serve analytics provide quick answers to specific questions – in all levels of detail.

Speedy, effective technique to analyze business activities

– Self-serve analytics give us a totally new way to access and use data. We now have a consistent, fast and readily usable way to analyze and present sales data across the entire business. Users see exactly what they want,” says Steen Tommy Rasmussen, Group IT manager.

– We also saw improvements in data quality because this way of looking at data makes it much easier to spot errors. That is a win all-round for us and customers.

With Business Analyze we have an intuitive tool to analyze our business activities, across data sources. We can easy make custom analyses, and it is easy to drill down in the data, all the way down to the invoice.” Henrik Blegvad Funk, CFO

 

Glunz and Jensen at a glance:

  • World’s leading supplier of innovative, high-quality solutions for the global prepress industry
  • Customers in the media and packaging industry including Agfa, Asahi, DuPont, Flint, Fujifilm, Heidelberg, Kodak and MacDermid
  • Listed on Nasdaq OMX Copenhagen A/S
  •  www.glunz-jensen.com/

Our role: data structure, transformation, analytics and dashboards

 

 

Tinde økte omsetning med 50%. Stor økning i bruk av dataanalyse

Den norske hytteprodusenten, Tinde, er velkjent for sitt design og utvikling av hytter.  Modellene deres er tilgjengelige i forskjellige stiler i de største fjellhytte områdene.

I løpet av de 3 siste årene har selskapet hatt en betydelig vekst, med en dobling av inntektene.  Hittil i år har de bygget 30% flere hytter sett i forhold til samme periode i fjor. Selskapet har 100 ansatte og har nylig åpnet kontor i Stryn i tillegg til hovedkontoret i Ringebu.

Kan ikke styre prosjekter effektivt med regneark

For fire års siden begynte Tinde å bruke SuperOffice CRM til å håndtere kundeinformasjon. På samme måte som i mange andre prosjektorganisasjoner, hadde medlemmene i prosjektene masse informasjon som oppgaver, aktiviteter, priser, stil, model, størrelse, sted, design, eiere, tillatelser, milepæler og tidsfrister lagret i egne regneark. Når antallet prosjekter doblet seg i løpet av kort tid, skalerte ikke denne måten å jobbe på. Det var:

  • for mye tid brukt på å lete frem informasjon – ledere trenger raskt svar på spesifikke spørsmål
  • for høy risiko – tidsfrister og leveranser var ikke klare nok for ledere
  • manglende oversikt – designere trengte bedre oversikt over kommende oppgaver

Over: Tinde CEO Audun Skattebo sjekker dagens salgs og prosjektrapporter i dashbord.

Skiftet til kombinasjonen av CRM og analyseverktøy

Tinde la all prosjekt informasjon inn i SuperOffice CRM. De la inn egendefinerte felter i SuperOffice for å få med all viktig informasjon, så satte de opp nyttige salgs og prosjektguider for å organisere salgs- og prosjekt arbeidet. Etter det satte de opp digitale dashbord som presenterer relevant informasjon for den enkelte bruker. All informasjon som er lagt inn i SuperOffice kan organiseres, struktureres og rapporteres på med Business Analyze.

 Selskapet har vært gjennom en utrolig vekst. Vi kunne rett og slett ikke håndtert denne veksten med de gamle regnearkene. CRM løsningen og analyseverktøyet har gitt oss mye bedre arbeidsflyt og oversikt over arbeidsoppgavene.  Audun Skattebo, CEO i Tinde

Forskjellige dashbord lar brukere se akkurat det de trenger ved bare et øyekast. Prosjekt dashbord for eksempel viser aktiviteter, oppgaver og tidsfrister for hver person.  En byggeleder ser når matrialene har blitt levert på byggeplassen for alle sine prosjekter, hvor er det en forsinkelse og bare med et klikk kan de få frem detaljene.

Mer enn 45 mennesker bruker dashbord daglig

Noen eksempler:

CEO Dashbord

  • Liste av 10 på topp salg denne periode
  • En graf som viser alle prosjekter pr fase
  • Salg siste tre måneder
  • Aktiviteter i organisasjonen
  • Salg vs budsjett
  • Mer spesifikke detaljer rundt salg og prosjekt

Designer

  • ‘To-do-list’ på forestående oppgaver for teamet
  • ‘To-do-list’ av en persons egne oppgaver
  • Liste over individuelle oppgaver som er forsinket
  • Liste over alle oppgaver som er forsinket

Jevnere arbeidsflyt. Større effektivitet.

Selskapet estimerer at de har en effektivitetsgevinst på 20 – 30%  og opp mot 50 % på rapportering ukentlig og månedlig. Neste fase blir  å kople informasjon fra ERP systemet inn i dashbordene. Salgsrapportene vil da inneholde faktura og betalingsdetaljer.

Les mer om Tinde: www.tindehytter.no

Vår rolle: Business analytics og dashbord

Konsulent og implementering: CRM Inisght

Norwegian SaaS success House of Control using cloud analytics in pursuit of double-digit growth

With over 1000 customers in 60 countries House of Control is a fast growing Norwegian software company that has been recognized as a Gaselle 5 years in a row.

Behind smart SaaS solutions lie a well structured sales organisation. Now the company is to accelerate growth by increasing data quality and visibility. The technology they use is Business Analyze, our business analytics platform.

How is business? House of Control CFO Carl Fabian Flaaten presents live SaaS performance metrics.

 

Carl Fabian Flaaten, the CFO, is working daily with data optimisation from all angles – the technology side, people side and business-value side. We asked him why this is important.

“We see data as the driver for activities, not the result,” says Flaaten. Our plan is to pull data from 4 separate sources into one place for analysis, reporting and insight. We are committed to making this happen.”

For the past six months, Flaaten has been defining goals and aligning the data, working alongside sales managers and creating dashboard reports with help from Business Analyze.

“Each database or system, for example our CRM system, gives value for a particular function. By combining data together for analysis, we will get a view of customers and processes across functions. The goal is higher performance resulting in growth.

At our stage of growth we need to closely managed and monitor the portfolio to ensure good investments. The more data we can use and analyze, the better our decisions, says Carl Fabian Flaaten, CFO at House of Control.

What data do you have?

We have four main systems that capture data about sales, orders, contracts, incoming customer requests, invoices, prices, and discounts.  These include SuperOffice CRM for sales and customer support.

In the future, we will be able to draw on every key piece of data, no matter which system it is in, and be able to use it in management meetings.

What have you done so far?

We set clear growth goals at company, team and individual level – also by country. These are measured in monthly recurring revenues (MRR) and annual recurring revenues (ARR).

We measure progress and make progress visible. When you enter our reception area, there are live screens showing MRR targets, what has been achieved and what is in the pipeline weighted by sales stage. Each new sale is listed on the screen with the sales person’s name.

The change is noticeable. Salespeople talk about MRR and how it is going. It’s created a buzz. If there is more green than yellow on the graphs, then we are doing great!

We also changed commission models and reporting to align with goals. Rather than getting a statement, salespeople now have their own earnings dashboards. Some people have commissions based on MRR, while others have activity targets.  When we started to calculate commissions directly from live CRM data, we saw a direct improvement in data quality.

What are next steps?

There is a lot more to do. At our stage of growth we need to closely managed and monitor the portfolio to ensure good investments. The more data we can use and analyze, the better our decisions.”

We will keep our eye on retention rates and use analytics to investigate ways we can prevent churn. We will use Cohort analysis.

We will work to structure data in a way so we can answer important questions about the business. What aspect of sales work well, where should we improve? How do our most successful customers use our product and what does that mean for our product development?

Are you using Business Analyze?

Yes, I am analyzing the portfolio and creating reports.  I haven’t had a tool that offered so much flexibility, so fast.  The big advantage over Excel is that I can twist and turn tables and charts into different perspectives with one step – and underlying data is always updated and ready to use.  I’ve made a few mistakes and had to get help, but basically it is just fun to be able to check different variables and see the business on so many levels.

What has been the most difficult part so far?

There are a lot of details to consider and people involved.  It isn’t that easy for people to understand what it is all about until they see it. My own ideas of what we can achieve have changed and evolved.  Now that we have the first goals and measurements up on screens and everyone can actually see data in action, the rest will get easier.

More information?

Learn more about House of Control

Interested in using data to grow your SaaS or recurring revenue business? Send us a quick email and we’ll get in touch.

 

Innovativ bruk av data for 800 hoteller, barer og restauranter i Norge og Sverige

Slik skal Nores råde medlemmene sine å gjøre smartere innkjøp

– Det å spare 5% på mat eller drikkevarer utgjør en stor forskjell for våre medlemmer – og effekten ses direkte på bunnlinjen, sier Pål Semb-Johansson, adm. direktør i Nores, en av Norges ledende innkjøpsorganisasjoner for hotell og restaurant bransjen. I noen tilfeller må omsetningen øke med 50 % for å oppnå samme resultat. Hva er lettest å få til?» Les mer