Innlegg

Seks måter ledere kan bruke og dra nytte av business intelligence på

Flow from raw data to insights and knowledge

Business intelligence (BI) er en av de raskest voksende forretningsapplikasjonene, men kan for mange virke ganske forvirrende. Hva er det egentlig? I denne artikkelen ser vi på seks praktiske måter du kan bruke BI på.

Bedriftsledere tar hver eneste uke hundrevis av beslutninger som dreier seg om alt fra den daglige driften til strategiske investeringer. Noen beslutninger vil ha liten innvirkning på den daglige driften, mens andre kan bidra til å endre retningen selskapet tar – og hverdagen til dem som jobber der.

Uansett kan data lagret i bedriftsdatabaser gi et optimalt beslutningsgrunnlag. Med data kan du vurdere den aktuelle situasjonen grundig og evaluere ulike scenarioer. Jo mer informasjon du har tilgang til, desto mindre risiko tar du.

Og det er her business intelligence kommer inn i bildet. Business intelligence lar deg raskt og effektivt overvåke nøkkeltallsindikatorer (KPI-er) og analysere data på alle ulike nivåer. På den måten får du raskt og enkelt oversikt over hele virksomheten.

Jo bedre oversikt du har over bedriften og forstår hva som skjer, desto bedre grunnlag har du for å ta gode beslutninger og lede organisasjonen i riktig retning.

Nedenfor skal vi se på seks situasjoner der business intelligence kommer til sin rett.

Seks situasjoner der du trenger business intelligence

Business intelligence er til stor hjelp når du ønsker å oppnå følgende:

1: Måle vekst og lønnsomhet

Business intelligence hjelper deg å forstå hva som skaper vekst, og hvordan du kan forbedre resultatene. Ulike dashbord gir deg oversikt over inntektsstrømmer sett i forhold til budsjett, vekstrater, gjennomsnittlig omsetning per konto, rabatter, nettomarginer, bruttomarginer, EBITDA og andre resultatmål du definerer.

Du kan også følge med på endringer i resultater over tid og undersøke de underliggende årsakene til endringer innenfor de ulike segmentene. Hvis indikatorene viser for høye eller lave verdier, eller utviklingen går i feil retning, kan du jobbe spesifikt for å løse disse problemene.

2: Følge med på KPI-er

Business intelligence forteller deg hvilke resultater du oppnår innenfor hvert enkelt forretningsområde – enten du er ansvarlig for markedsføring, salg, økonomi, drift, kundeservice eller den samlede virksomheten.

Salgsledere kan for eksempel få detaljert informasjon om kunder, aktiviteter, suksessrate, omfanget på avtaler, salgssyklus, konverteringsfrekvens og så videre. Med denne informasjonen får de bedre innsyn i prosesser, samtidig som de kan identifisere områder med forbedringspotensial og gi bedre veiledning til salgsrepresentanter.

Å bruke enkle regneark for å foreta de samme beregningene ville ha vært for tidkrevende, og selgere ville ikke ha vært i stand til å overvåke sin egen fremgang.

Undersøkelser viser at sannsynligheten for at salgsteam bruker salgsanalyser, er 3,5 høyere for team som oppnår gode resultater, sammenlignet med team som ikke oppnår gode resultater.

3: Få overblikk over salgspipelinen

Er du usikker på om bedriften din klarer å fylle opp pipelinen med kunder raskt nok? Utnytter salgsrepresentantene dine de riktige mulighetene? Er du i stand til å forklare ledelsen eller styret hvorfor salget er lavere eller høyere enn målet som er satt?

Business intelligence gir detaljert innsikt i salgspipelinen din, slik at du får bedre kontroll og mer nøyaktige prognoser.

Tilpassede rapporter gir innsikt i salgsmuligheter sortert etter kontakt, selskap, trinn i salgsprosessen, type, kategori, status, forventet dato for inngåelse av avtalen eller andre kriterier.
Hvis salgsdataene dine er spredt over ulike systemer, som CRM- eller ERP-systemer, systemer for netthandel eller systemer for abonnements- eller kontraktstyring, kan du samle all denne informasjonen på ett sted og deretter foreta analyser ved hjelp av et business intelligence-verktøy.

4: Analysere salg av produkter

Selger du hundrevis av forskjellige produkter eller komponenter, lurer du sikkert på hvor mye du selger, til hvem og til hvilken pris.

Business intelligence trekker ut relevant informasjon på dashbordene for deg, slik at du kan sortere eller filtrere etter, summere og sammenligne data om produktserie, kategori, type og mye mer.
Den største fordelen er at du raskt kan få svar på detaljerte spørsmål knyttet til etterspørsel og ta bedre beslutninger om produktlinjer. Du trenger ikke å ha spesielle tekniske eller analytiske ferdigheter. Uten business intelligence ville det tatt uker å utarbeide såpass detaljerte rapporter.

5: Arrangere konkurranser

Hvis du vil arrangere salgskonkurranser eller motivere ansatte til å nå et bestemt mål, bør du vurdere å bruke business intelligence. Det er kanskje ikke det første verktøyet du tenker på til dette formålet, men det er svært effektivt.

Med dagens business intelligence-verktøy kan du holde styr på aktiviteter og presentere resultater på resultattavler. Du trenger altså ikke å skrive ned poeng for hånd.

Resultattavlene bidrar til å skape engasjement siden de oppdateres forløpende. Alle får beskjed når noe skjer – og det lager liv og røre. Se for deg en resultattavle som kontinuerlig viser en oversikt over nye kundemøter, nye kundeoppkjøp eller positive tilbakemeldinger fra kunder. Når poengene tikker inn, får selgerne en god følelse.

6: Redusere manuell rapportering

Ledelsesrapportering er både frustrerende og tidkrevende. Det kan ta timer å samle inn, analysere og presentere data. Regneark må kanskje revideres flere ganger, og feil kan oppstå.

Tenk på hvor mye arbeid som kreves for å komme i mål med rapporteringen på slutten av hver måned, og hvor mye mer effektivt automatisk rapportering ville ha vært. Business intelligence gir deg tilgang til relevant informasjon raskere og mer effektivt enn tradisjonelle verktøy.

Selv om eksemplene i denne artikkelen hovedsaklig er hentet fra salgsvirksomhet, brukes BI for å analysere og forbedre et bredt spekter av prosesser. Etter hvert som bedrifter samler inn mer data, øker de investeringene sine i business intelligence. Dermed kommer det neppe som noen overraskelse at denne disiplinen er blant teknologiene som rangeres høyest i 2021.

Ønsker du mer informasjon?

Les mer om business intelligence-verktøyet Business Analyze, eller kontakt oss i dag.

Authors note: This article is reposted with permission from  House of Control group.

Meld deg på vårt månedlige nyhetsbrev.

    Når du registrerer deg aksepterer du at dine data blir håndtert i henhold til vår privacy policy.

    Esacon sin nye Business Intelligence-løsning automatiserer oppgaver og gir både bedre arbeidsflyt og økonomistyring

     

    Monitor with analytic dashboard

    Esacon har nylig implementert Business Analyze sin Business Intelligence-løsning. Løsningen beregner og rapporterer bedriftens nøkkeltall og KPI-er i sanntid, og gir bedriften bedre oversikt over egne prognoser.

    Kompleks prosjektstyring og komplekse prognoser

    Esacon gir profesjonell bistand til bedrifter som ønsker å søke om offentlig tilskudd. De utarbeider søknaden og støtter kunden gjennom hele søknadsprosessen og rapporteringen, til støtten er utbetalt. Hele prosessen legges inn i CRM-systemet som prosjekter og salgsprosesser, og disse danner grunnlaget for beregningene.

    Esacon jobber no cure no pay, og får derfor ikke betalt for arbeidet før kunden får utbetalt støtten – noe som både er langt frem i tid (1-3 år) og usikkert (da kunden får en andel av det de har brukt, og Esacon sin betaling dermed avhenger av at kunden bruker det de estimerer å bruke på prosjektet).

    Esacon sine prognoser endrer seg kontinuerlig gjennom kundeforholdet, og det har tidligere vært utfordrende å ha kontroll på resultatene i alle faser av kundeforholdet, og ikke minst å ha oppdatert status i sanntid, sier Maria Solem, administrativ leder i Esacon AS.

    Maria Solem, Administrativ leder i Esacon AS

     

    – Tidligere gjorde vi prognosene våre på to ulike måter: Gjennom regneark vi manuelt plottet informasjonen inn i, oppdaterte og tall og prosjektstatus løpende underveis i søknadsprosessen. Og senere i salgsprosessen gjennom å eksportere utvalg fra CRM-systemet, og behandle dataene som ble hentet ut med ulike formler,» sier Maria Solem, administrativ leder i Esacon AS.

    – Vi har brukt mye tid og krefter på manuelle prosesser, formler og utregninger – og fikk likevel ikke tilfredsstillende prognoser eller informasjon siden beregningen var utdatert idèt noen satte i gang en ny prosess eller en kunde sendte oss oppdaterte tall.

    Forenkle beregning og rapportering av KPIer

    Den nye  løsningen fra Business Analyze automatiserer databehandlingen, beregner og visualiserer nøkkeltall. På den måten gir Business Analyze Esacon full oversikt over finansielle nøkkeltall i sanntid, i tillegg til bedre prognoser enn tidligere.

    Medarbeidere og ledelse får egne dashbord med rapporter som gir en rask og enkel oversikt for prognose og resultater, prosjektstatus, måloppnåelse og provisjon. Tidligere var det kun ledelsen som hadde tilgang på prognosene som ble gjort, mens den enkelte ansatte fikk månedlige oversikt per e-post.

    Et stort skritt fremover

    – Business Analyze er en stor forbedring fra våre tidligere og tidkrevende regneark-rutiner, det er både mye mer effektivt, mer presist, og i sanntid,» sier Maria.

    – Eksempelvis har vi nå både bedre prognoser enn tidligere, fordi vi kan hente tall og gjøre beregningen helt fra et møte med en potensiell kunde blir booket til en utarbeidet søknad er godkjent, i tillegg til at det skjer i sanntid uten manuelt arbeid fra avdelingslederne.

    – Når det skjer en utvikling i prosessen mot en kunde eller potensiell kunde, vil prognosen automatisk oppdatere seg i henhold til valgte kriterier. Istedenfor å eksportere data fra CRM-systemet for så å finne relevant data gjennom å sette opp formler, som tidligere var det nærmeste vi kom sanntidsdata, kan vi nå gå rett inn i rapporten i Business Analyze.

    Målstyring og oppfølging av de ansatte forenkles når både lederen og den ansatte har innsyn i de samme dataene – og avdelingslederne ser at mange blir mer motivert av å monitorere sin egen budsjettoppnåelse løpende.

    – Vi sparer tid, det er mindre risiko for feilberegninger, og vi har kontinuerlig sanntidsdata for alle beregninger og prognoser. Vi er svært fornøyd med Business Analyze, og opplever det som et godt styringsverktøy for både ledelse og ansatte.”

    Se også: www.esacon.no

    Samarbeidspartner: SuperOffice CRM

    Få en gratis demo av Business Analyze

    Meld deg på vårt månedlige nyhetsbrev.

      Når du registrerer deg aksepterer du at dine data blir håndtert i henhold til vår privacy policy.

      Business analytics and sales competitions: Business Analyze to develop new solution for Mobit

      Sales contest scoreboard

      Mobit, a leading Norwegian IT and phone service provider, has selected Business Analyze, business analytics platform, to track sales, manage competitions and share insights between more than 30 dealerships country-wide.

      The goals of the project are twofold.

      • help leaders manage sales by plugging into data from CRM and ERP systems
      • provide real-time feedback and motivational sales leaderboards

      “This is an exciting project because it involves the elements of multiple data sources, data visualization and gamification – all at the same time,” says Øyvind Skogstad, senior consultant at Business Analyze.

      Business Analyze will provide Mobit with detailed business, sales and activity reports. The data for the reports will be pulled directly from company systems onto digital dashboards.

      Business Analyze will also help Mobit manage sales competitions for sales team motivation. Business Analyze will calculate scores and present results on sales leaderboards for everyone to view.

      During sales competitions, scores will be presented live and updated automatically. This enables participants to check the latest scores and review other sales performance indicators (KPIs) from home offices, mobile devices and other locations.

      This is an important next step because it provides us with easy, fast access to data, says Harald Boyum, Director of Product and Business Development at Mobit.

      – With Business Analyze we can quickly analyze, report and share data – and even run sales competitions. It’s a very flexible tool, says Boyum.

      – Because Business Analyze is connected to both SuperOffice CRM and Multicase ERP, we can reuse data without having to enter it twice in separate systems.

      Mobit is a customer of Business Analyze partner CRM Insight.

      Above: Senior consultant Øyvind Skogstad is developing digital dashboards and sales scoreboards for Mobit.

      Meld deg på vårt månedlige nyhetsbrev.

        Når du registrerer deg aksepterer du at dine data blir håndtert i henhold til vår privacy policy.

        We use Business Analyze to optimise our business and maintain a healthy operation

        Photo of Lars Gjedde, CEO and owner of C.K. Environment

        C.K. Environments is a growing company that sell, service and advice their customers in advanced measuring and analysis equipment.

        C.K. Environment interact on many levels with their customers and suppliers along with handling a wide range of products.

        Now C.K. Environment has reached a point where management is looking for a more effective reporting that can extract data from both Microsoft Dynamics and SuperOffice and present data in charts, graphs, tables and other graphical visualizations – in one single view.

         

        Lars Gjedde, CEO and owner of C.K. Environment says:

        – “We are expanding our business, and therefore our management, finance, sales and marketing departments need daily statuses on budgets, sales and ongoing projects in an easily accessible way.»

        – «Right now, we use 2-3 different systems to get a comprehensive overview of our operations, which is a total waste of our time. We constantly seek ways to optimize our business – and we needed a quick way to see which buttons to press in order to maintain a healthy operation. This is possible with our new Business Analyze solution.

        C.K. Environment’s plan is to place a screen in their cafeteria, where employees come every day. On the screen, Business Analyze will show data in graphs – so that all employees are always updated in company updates and goals.

        Lars Gjedde: “We believe that openness and insight into company data and operations will give us more committed and more flexible employees.»

         

        About C.K Environment
        C.K. Environments sell, service and advice customers in advanced measuring and analysis equipment. The company is at the forefront of environmental technology and in developing new solutions that meet different requirements for measuring emissions.

        Industry: Wholesaler of machinery and equipment
        IT systems: Microsoft Dynamics AX, SuperOffice and Business Analyze

        www.cke.dk

        Meld deg på vårt månedlige nyhetsbrev.

          Når du registrerer deg aksepterer du at dine data blir håndtert i henhold til vår privacy policy.