Seks måter ledere kan bruke og dra nytte av business intelligence på

Business intelligence (BI) er en av de raskest voksende forretningsapplikasjonene, men kan for mange virke ganske forvirrende. Hva er det egentlig? I denne artikkelen ser vi på seks praktiske måter du kan bruke BI på.

Bedriftsledere tar hver eneste uke hundrevis av beslutninger som dreier seg om alt fra den daglige driften til strategiske investeringer. Noen beslutninger vil ha liten innvirkning på den daglige driften, mens andre kan bidra til å endre retningen selskapet tar – og hverdagen til dem som jobber der.

Uansett kan data lagret i bedriftsdatabaser gi et optimalt beslutningsgrunnlag. Med data kan du vurdere den aktuelle situasjonen grundig og evaluere ulike scenarioer. Jo mer informasjon du har tilgang til, desto mindre risiko tar du.

Og det er her business intelligence kommer inn i bildet. Business intelligence lar deg raskt og effektivt overvåke nøkkeltallsindikatorer (KPI-er) og analysere data på alle ulike nivåer. På den måten får du raskt og enkelt oversikt over hele virksomheten.

Jo bedre oversikt du har over bedriften og forstår hva som skjer, desto bedre grunnlag har du for å ta gode beslutninger og lede organisasjonen i riktig retning.

Nedenfor skal vi se på seks situasjoner der business intelligence kommer til sin rett.

Seks situasjoner der du trenger business intelligence

Business intelligence er til stor hjelp når du ønsker å oppnå følgende:

1: Måle vekst og lønnsomhet

Business intelligence hjelper deg å forstå hva som skaper vekst, og hvordan du kan forbedre resultatene. Ulike dashbord gir deg oversikt over inntektsstrømmer sett i forhold til budsjett, vekstrater, gjennomsnittlig omsetning per konto, rabatter, nettomarginer, bruttomarginer, EBITDA og andre resultatmål du definerer.

Du kan også følge med på endringer i resultater over tid og undersøke de underliggende årsakene til endringer innenfor de ulike segmentene. Hvis indikatorene viser for høye eller lave verdier, eller utviklingen går i feil retning, kan du jobbe spesifikt for å løse disse problemene.

2: Følge med på KPI-er

Business intelligence forteller deg hvilke resultater du oppnår innenfor hvert enkelt forretningsområde – enten du er ansvarlig for markedsføring, salg, økonomi, drift, kundeservice eller den samlede virksomheten.

Salgsledere kan for eksempel få detaljert informasjon om kunder, aktiviteter, suksessrate, omfanget på avtaler, salgssyklus, konverteringsfrekvens og så videre. Med denne informasjonen får de bedre innsyn i prosesser, samtidig som de kan identifisere områder med forbedringspotensial og gi bedre veiledning til salgsrepresentanter.

Å bruke enkle regneark for å foreta de samme beregningene ville ha vært for tidkrevende, og selgere ville ikke ha vært i stand til å overvåke sin egen fremgang.

Undersøkelser viser at sannsynligheten for at salgsteam bruker salgsanalyser, er 3,5 høyere for team som oppnår gode resultater, sammenlignet med team som ikke oppnår gode resultater.

3: Få overblikk over salgspipelinen

Er du usikker på om bedriften din klarer å fylle opp pipelinen med kunder raskt nok? Utnytter salgsrepresentantene dine de riktige mulighetene? Er du i stand til å forklare ledelsen eller styret hvorfor salget er lavere eller høyere enn målet som er satt?

Business intelligence gir detaljert innsikt i salgspipelinen din, slik at du får bedre kontroll og mer nøyaktige prognoser.

Tilpassede rapporter gir innsikt i salgsmuligheter sortert etter kontakt, selskap, trinn i salgsprosessen, type, kategori, status, forventet dato for inngåelse av avtalen eller andre kriterier.
Hvis salgsdataene dine er spredt over ulike systemer, som CRM- eller ERP-systemer, systemer for netthandel eller systemer for abonnements- eller kontraktstyring, kan du samle all denne informasjonen på ett sted og deretter foreta analyser ved hjelp av et business intelligence-verktøy.

4: Analysere salg av produkter

Selger du hundrevis av forskjellige produkter eller komponenter, lurer du sikkert på hvor mye du selger, til hvem og til hvilken pris.

Business intelligence trekker ut relevant informasjon på dashbordene for deg, slik at du kan sortere eller filtrere etter, summere og sammenligne data om produktserie, kategori, type og mye mer.
Den største fordelen er at du raskt kan få svar på detaljerte spørsmål knyttet til etterspørsel og ta bedre beslutninger om produktlinjer. Du trenger ikke å ha spesielle tekniske eller analytiske ferdigheter. Uten business intelligence ville det tatt uker å utarbeide såpass detaljerte rapporter.

5: Arrangere konkurranser

Hvis du vil arrangere salgskonkurranser eller motivere ansatte til å nå et bestemt mål, bør du vurdere å bruke business intelligence. Det er kanskje ikke det første verktøyet du tenker på til dette formålet, men det er svært effektivt.

Med dagens business intelligence-verktøy kan du holde styr på aktiviteter og presentere resultater på resultattavler. Du trenger altså ikke å skrive ned poeng for hånd.

Resultattavlene bidrar til å skape engasjement siden de oppdateres forløpende. Alle får beskjed når noe skjer – og det lager liv og røre. Se for deg en resultattavle som kontinuerlig viser en oversikt over nye kundemøter, nye kundeoppkjøp eller positive tilbakemeldinger fra kunder. Når poengene tikker inn, får selgerne en god følelse.

6: Redusere manuell rapportering

Ledelsesrapportering er både frustrerende og tidkrevende. Det kan ta timer å samle inn, analysere og presentere data. Regneark må kanskje revideres flere ganger, og feil kan oppstå.

Tenk på hvor mye arbeid som kreves for å komme i mål med rapporteringen på slutten av hver måned, og hvor mye mer effektivt automatisk rapportering ville ha vært. Business intelligence gir deg tilgang til relevant informasjon raskere og mer effektivt enn tradisjonelle verktøy.

Selv om eksemplene i denne artikkelen hovedsaklig er hentet fra salgsvirksomhet, brukes BI for å analysere og forbedre et bredt spekter av prosesser. Etter hvert som bedrifter samler inn mer data, øker de investeringene sine i business intelligence. Dermed kommer det neppe som noen overraskelse at denne disiplinen er blant teknologiene som rangeres høyest i 2021.

Ønsker du mer informasjon?

Les mer om business intelligence-verktøyet Business Analyze, eller kontakt oss i dag.

Authors note: This article is reposted with permission from  House of Control group.